Para qualquer tipo de atividade realizada, seja no ramo profissional ou pessoal, é importante ter um planejamento. Quando há um negócio em jogo, a preocupação em deixar objetivos, metas e demandas claras a todos os envolvidos é ainda maior. A área de Estudos da Qualidade se concentra em reunir ferramentas para facilitar o planejamento empresarial.
Uma delas é a 5W2H. Essa metodologia surgiu para melhorar a produtividade na indústria automobilística japonesa, e ajuda na visualização de todas as variáveis envolvidas em uma ação. O nome da ferramenta é a junção das iniciais, em inglês, das sete perguntas que a compõem:
What/O quê? Qual é a ação que está sendo planejada?
Why/Por quê? Por que ela precisa ser realizada?
When/Quando? Quando ela deve ser posta em prática e quanto tempo durará?
Where/Onde? Em qual local geográfico ou setor da empresa ela ocorrerá?
Who/Por quem? Qual pessoa ou grupo de pessoas será responsável por ela?
How/Como? De que maneira ela se realizará?
How much/Quanto custa? Qual será o valor despendido para que ela ocorra?
Ao responder essas perguntas, o gestor transforma objetivos e metas em um plano de ação, que pode ser analisado e compartilhado com os outros agentes envolvidos. Por isso, quanto mais detalhadas forem as respostas dadas, mas claro será o roteiro de execução da atividade proposta.
A maior vantagem da 5W2H está justamente na clareza proporcionada. Ainda que as perguntas sejam generalistas, elas permitem que se observe um panorama em torno de determinada ação e que se avalie se ela é mesmo necessária e se a empresa dispõe dos recursos materiais e humanos para realizá-la. Por isso, essa metodologia ajuda na tomada de decisão e na comunicação da empresa.
Além disso, por consistir em perguntas amplas e generalistas, a ferramenta pode ser usada para grandes planejamentos, como o planejamento estratégico da empresa, ou para ações pontuais, como a compra de insumos. Da mesma forma, pode ser aplicada por gigantes multinacionais ou por microempreendedores.
Um microempreendedor que esteja querendo parar de fazer vendas por Instagram e criar uma plataforma para venda direta aos clientes, pode fazer a seguinte matriz 5W2H:
What/O quê? Montar um site de vendas.
Why/Por quê? Para que as vendas sejam mais automatizadas e não dependam de uma pessoa fazendo atendimento pelo Instagram.
When/Quando? Durante o mês inteiro de junho.
Where/Onde? –
Who/Por quem? O profissional X contratado.
How/Como? Primeiro, a plataforma será criada (em 15 dias). Depois de aprovada, o próprio profissional fará o cadastro dos produtos à venda (mais 15 dias).
How much/Quanto custa? 800 reais.
Quando a matriz é realizada para todas as atividades do mês, por exemplo, uma visão ainda mais ampla é alcançada. É possível observar, por exemplo, quais ações demandam mais dinheiro e mão de obra e, com esses dados, definir prioridades para a empresa.
<iframe width=”560″ height=”315″ src=”https://www.youtube.com/embed/xJ9buOf0Kp0″ title=”YouTube video player” frameborder=”0″ allow=”accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share” allowfullscreen></iframe>
Mais exemplos e detalhes são dados pela especialista em Gestão da Qualidade e Processos Ludmila Cruz no vídeo da Sebrae Talks, canal de conteúdo do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas.
Foto Destaque: Matriz 5W2C. Autoria própria.
